acc

5 tips til at vælge et regnskabsprogram til din virksomhed

I gamle dage var bogholderi for virksomheder ensbetydende med at skrive tal ned i en regnskabsbog. Sådan er det ikke mere. I dag bruger virksomheder af alle størrelser regnskabsprogrammer til at holde øje med deres indtægter, såvel som forudsige salg og styre lageret.

Regnskabsprogrammer til erhvervsbrug reducerer i høj grad den risiko for menneskelige fejl, der følger med papir regnskaber, og det kan give dig adgang til vigtige oplysninger på blot nogle få tastetryk.

Men med så mange tilgængelige muligheder kan det være svært at finde den rigtige regnskabssoftware til din virksomhed. Herunder er fem tips til at hjælpe dig med at finde den software, der bedst vil opfylde din virksomheds behov.

1. Tag både dine behov og dine regnskabsmæssige evner i betragtning

Din bedste chance for at finde det rigtige regnskabsprogram er at se på, hvordan du driver din virksomhed, og så gøre omhyggelig status over de forskellige typer software på markedet. Hvis din virksomhed tjener flere millioner dollars om året, vil det have meget anderledes regnskabsbehov end in, der tjener under 50.000 dollars. Du har et udvalg af muligheder, når det gælder softwareprodukter til regnskabsføring, herunder dem, der er specialdesignet for små og mellemstore virksomheder.

Afhængigt af din industri kan det være bedst at overveje specialiseret software, der er designet til at hjælpe virksomheder i din niche. Der er for eksempel programmer, der er tilpasset til virksomheder inden for fabrikationssektoren, for butikker og restauranter, såvel som for mange andre slags kommercielle foretagender.

Det er vigtigt at gøre dit hjemmearbejde, for det program, du vælge vil have direkte indvirkning på, hvordan din omsætning administreres. Det er også vigtigt at tage i betragtning, at selv om regnskabssoftware kan gøre bogholderiet nemmere, kræver det stadig et vist niveau af finansielle kundskaber. Uanset hvor raffineret et program er, er det stadig kun et værktøj. De, der bruger softwaren, skal vide, hvad de gør med det.

2. Se på Cloud applikationer

Siden Cloud databehandling er ved at være en mere fremtrædende tendens inden for moderne forretning, er det vigtigt ikke at overse de mange online regnskabsprogrammer, der findes.

Der findes Cloud applikationer med mange forskellige fordele. De kan tilgås fra ethvert sted, hvor der er en solid internetforbindelse, og du behøver ikke at købe software licenser eller servere til at køre dem. Installering af opgraderinger og programrettelser finder sted på serversiden, så du og din IT afdeling ikke skal bekymre jer om at opdatere softwaren. Og Cloud applikationer kan tilgås via en tablet, bærbar eller smartphone. Desuden bliver dine regnskaber holdt sikre på et datacenter langt væk fra din virksomheds fysiske beliggenhed. Dette sikrer, at de overlever i tilfælde af en lokal katastrofe eller anden ødelæggende begivenhed.

Endnu et trick med Cloud databehandling: Visse slags Cloud-baseret business management software (som Gratisal) er integreret med traditionelt harddisk-opbevaret regnskabssoftware (f.eks. QuickBooks for Windows). Så hvis du synes, det lyder godt at have adgang til dine finansielle oplysninger fra hvilket som helst sted med en internetforbindelse (i stedet for kun at kunne se dem på dit kontor), men det regnskabssoftware, du bedst kan lide ikke fås som Cloud tjeneste, kan du undersøge Cloud-baserede forretningsapplikationer, der tilbyder integrering med det regnskabsprogram, du foretrækker.

3. Husk dit budget

Der findes regnskabsprogrammer til forretningsbrug i enhver prisklasse. Generelle programmer for en bredere brugergruppe kan downloades gratis eller købes direkte fra hylden til en lavere pris. Men jo mere specialiseret softwaren er, jo dyrere bliver den, fordi brugergruppen for specialiserede programmer som regel er relativt lille. Hvis du ønsker noget specifikt for din industri eller tilpasset til din virksomhed, bør du være forberedt på at betale for det.

4. Læg mærke til add-on programmer

Add-on programmer bringer ekstra funktionalitet til et erhvervsmæssigt regnskabsprogram. De kan for eksempel give dig lov til at tilgå softwaren via fjernadgang, acceptere betaling online og integrere regnskabsprogrammet med din e-handels software. Der findes også add-on programmer, der gør regnskabsprogrammer kompatible med skat software.

5. Tag beslutningen sammen med din revisor

Din revisor vil måske foretrække, at du vælger et program, der er kompatibelt med dem, hun bruger. De enkelte virksomheder er forskellige – Din revisor er bedst stillet til at give dig en velkvalificeret mening om, hvad for et af dem, der er det bedste valg for netop din virksomhed. Din revisor kan måske endda hjælpe dig med at opsætte den software, du vælger.

Uanset hvilket regnskabsprogram, du vælger til din virksomhed, skal du huske, at du ikke hænger på det for evigt, da de fleste programmer gør det muligt at foretage en eller anden form for konvertering. Dog bør der ikke tages let på beslutningen. Det er helt sikkert en meget dårlig ide at vælge et program og begynde at investere tid på det, blot for at opdage, at du skal skifte til et andet blot nogle få måneder senere.